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秘书部工作制度

2011-12-09   点击:[]

总 论

秘书部是针灸推拿学院团委中必不可少的部门。正如本部门的口号:“小小秘部,掌握全部”,它的职责在于协调辅助各部门之间工作,充当团委内外联系的桥梁,管理存档团委文件,审批团委活动经费报销,管理学院社团工作。所以本部门崇尚简练、高效、细致、团结、和谐,以充分发挥本部门管家的职能。

一、部门架构

秘书部设置正部长一名,副部长一名,干事若干名。秘书部分为五个工作小组,将根据部门干事的性格、长处等分配到不同小组,负责一个版块的工作。五个小组也会根据实际情况需要相互配合,相互支援。秘书部的五个小组分别为:联络组、会务组、财务组、文案组以及社团办公室。

二、部门工作制度

1、部长职责:

(1)每个学期开学初收集各部门该学期工作计划,协调好各部门活动时间,同时审批好经费申请,并作出合理调整,最后作好团委活动内容和经费预算的汇总。

(2)管理调配好五个小组的工作,正副部长各自担任不同小组的组长,保证本部门日常工作顺利进行。

(3)做好财务管理工作,监督各部门活动资金的开支,规范经费报销流程,并定期做好电子帐,及时向团委副书记汇报再由团委副书记向团委书记汇报。

(4)出席每隔两周一次的团委干部例会,会前负责好通知与会人员和场地安排,会议期间做好会议记录及考勤工作。

(5)不定期举行秘书部内部会议,进行部员思想指导和工作能力培训,加强部员间及部员部长间的沟通,督促落实各项工作的进行。

(6)每个学期末收集各部门该学期工作总结,存档记录,做好分析工作,吸取经验,争取进步。

正副部长同心协力,各施其职,根据团委工作指示精神,统筹团委日常工作,协调并督促落实各部门工作,全心全意地投入团委工作中,为针灸推拿学院团委贡献自己的力量。

2、部员职责:

(1)联络组主要负责内联和外联工作:内联包括制作团委内部通讯录,发放团委通知,组织团委聚会等;外联包括洽谈商家赞助;沟通联系各二级学院团委、学生会;邀请领导、外院嘉宾;申请活动、大会场地;采购物资等。

(2)会务组主要负责做好团委会议记录,管理团委资产以及统筹大型活动会场布置。

(3)财务组主要负责各项工作预结算;把关各项经费申请报表;整理报销单据;制作电子帐。

(4)文案组只要负责起草院团委红头文件及各种正式发文;各部门计划、总结、照片、宣传海报、传单、PPT等各类资料的收集和整理;纸质版资料的储存及电子版资料的刻录保存;管理人事档案库。

(5)社团办公室主要负责管理院社团联合会;整合我院各社团资源开展培训、讲座等活动;为我院社团联合会争取资金等各项支持。

部员根据自己分组情况,认真履行好自己的职责,坚守岗位。如有重大活动或安排,则根据上级指示再分配各人工作。

三、规范要求

1、部门内部,要团结友爱,坦诚相见,互相帮助。

2、坚持工作上简练,高效,充分发挥好主观能动性。

3、对于秘书部的整理、收集等工作,要注意认真细致,避免出错遗漏。

4、每次部门会议由会务组负责人通知各部员,会议一般地点设在一饭二楼,如有改动,则另行通知。有事情不能参加会议的,要提前半日向部长请假。负责当天会议记录的部员要做好考勤,迟到者罚款。部长迟到罚十元,部员迟到罚五元。

5、部门采购,要按票据管理要求开好发票或收据,最好凭发票报销,如果情况不允许,要把收据收集好,以备日后开发票使用。

四、办公室的管理使用

1、针灸楼322为团委以及学生会所共用,团委除了分配的六个铁柜外,还有团委铁轨附近空地为可使用范围。一般不允许放置物品。若有特殊情况,借用空间放置物品,需要向秘书部申请,由秘书部部长登记,写明:“要存放的东西、数量、用途,存放日期,以及存放期限”。并且署上借用人的姓名,联系方式等,过期不取走,秘书部有权自行处置这些物品。

2、物资借出,会务组的部员要先知会秘书部部长,并做好物资借出、归还的登记,写明:“借出时间,物品,数量,用途,归还日期”。最后还要署上借用人的姓名,联系方式,登记人的姓名,联系方式。归还的时候,要点清物品数量,检查是否有损坏。如有损坏,则借出人要三倍赔偿。确定无误,则要请示部长注销借条。

3、各部门(包括专业团总支)应把本部门物资放到相应配有的铁柜,并且锁好。各柜门钥匙要交出一条有秘书部存留。

4、各部门要使用针灸楼322时,要事先向秘书部部长申请,由秘书部部长登记写明:“借用人、联系方式、借用时间、归还时间、用途”,方能借出针灸楼322钥匙,并且限定于归还时间前把钥匙归还。借用人应注意锁好针灸楼322门窗,关好电器。

共青团广州中医药大学针灸推拿学院委员会

二〇一〇年九月八日

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